リモートワークにおける弊社利用ツールとFAQについて

こんにちは。スタジオ・ウミの鹿嶋です。

コロナウィルスの影響で、リモートワークを導入する企業も徐々に増えてきたのではないでしょうか。
スタジオ・ウミでは以前からリモートワークを導入しており、働き方が変わることなく業務をすすめることができています。

今回は弊社で使用している各種ツールの紹介やリモートワークに関するFAQを、実際に働いている立場からお伝えします。

使用しているツール

Slack

言わずと知れたチャットツールです。 弊社では業務に関する連絡、相談、質問などの場として使用しています。

Asana

無償利用も可能なタスク管理ツールです。弊社では案件ごとのタスクの管理に使用しています。 連携できるツールも豊富であり、Instaganttと連携してガントチャートの作成を容易にしたり、 Google Chromeの拡張機能であるEverhourと連携することで、各タスクへの時間記録も可能になります。

Asanaのココが便利！

• 外部ツールと連携して機能を充実させることができる
• タスク管理時のレイアウトをリスト・カンバンの2種類から選択することができる
• WBSの作成が簡単に行える

Everhourでの時間記録は以下のように行います。

Asana上で時間記録をする場合
（Start Timerで計測、もしくは実際にかかった時間をAdd Timeから直接入力します）

ブラウザ上で時間を確認する場合
（ブラウザ上からも時間の入力は行うことができます）

Google Hangouts Meet

Web会議用ツールです。弊社では社内もしくはクライアントとのオンラインミーティングの際に使用しています。
会議作成者のみG Suiteアカウントへの登録（有料）が必要ですが、他参加者は通常のGoogleアカウントを持っていれば
会議に参加することができます。

Google Hangouts Meetのココが便利！

• Web会議の設定が誰でも簡単に行える
• 画面共有機能があるので、資料を映しながらミーティングが進行できる
• APIをインストールすればスマートフォン等デバイスからの参加も可能

Google Calendar

主にスケジュール管理のために使用しています。
チームメンバーのスケジュールも公開されているので、誰がどの時間に予定が入っているのかがひと目で確認できます。
上述のSlackやGoogle Hangouts Meetとの連携も可能です。

リモートワークに関するFAQ

勤怠管理はどうやっているの？

社内用ポータルサイトで出退勤時刻を記録しています（もちろんDrupalです！）。
出社状況は他メンバーにも共有され、その日ごとの稼働状況も稼働率の高さに応じて色分けされて表示されます。
ウミで管理しているのは出退勤のみで、各メンバーがきちんとPCの前に座って作業しているかどうかまでは管理・把握していません。

どのように自己管理しているの？

メンバーによって様々かと思いますが、私の場合はメリハリをつけて作業をするようにしています。
休憩したくなったときは時間を取りますし、単純作業に疲れや飽きを感じてくれば、
Meetの雑談部屋で軽く雑談をしながら作業をすすめることもあります。

コミュニケーションに支障はないの？

業務においては上述のツール類を使用することによって、対面と遜色ないレベルでコミュニケーションを取ることができています。
また、上述の雑談用のチャンネルやMeetの部屋を設けることによって、業務外でのコミュニケーションの円滑化も図っています。

業務効率は上がるの？

私は「どのような場合もオフィスに行って仕事をする」ことに少なからず抵抗があったので、
従来の移動の時間を業務に使えるようになったこと（仕事の場所を選ばなくなったこと）で効率が上がったことを実感しています。

ウミはリモートワークの導入に懸念はなかったの？

同じ空間で仕事をしなくなるということで、主にメンバーの管理やコミュニケーションの問題など、懸念事項は挙がりました。
管理面についてはルールを策定し、以下の2点を遵守することを徹底しました。
弊社ではこちらが遵守できない場合、上長判断でリモートワークが禁止となる可能性があります。

• 依頼された仕事をきちんとこなしていること
• 出勤中は Slack や電話等で常時連絡が取れる状態であること

会議体にはどのようなものがあるの？

以前は朝晩にエンジニア全員が参加する進捗報告会議などがあったのですが、最近は簡易化して以下のようになりました。

• 全体会議（月次）
• 役職者会議（週次）
• クライアントとの定例ミーティング（週次）
• プロジェクト毎のデイリーミーティング（日次）
• その他単発の会議（不定期）

会議のスケジュールはすべてGoogle Calendarで作成され、スケジュール作成時に発行されたMeetのアドレスで行われます。

最後に

いかがでしたでしょうか。
以上が弊社で利用しているツールの紹介とFAQの回答でした。
私はリモートワークの導入を検討する上で大切になることは、以下の3点だと考えています。

1. 導入することのメリット・デメリットをきちんと理解する
2. 導入する上でネックとなるモノ・コトを精査し、解決できるかを確認する
3. 会社としてリモートワークをする環境・制度を提供できるかを確認する

これらがクリアになった場合は、導入できる状態かと思います。
また、現状挙がっているデメリットが解消できるようであれば、積極的に導入を検討してもいいかもしれません。
気をつけるべきは「世間がリモートワークを推奨している」「導入している企業が増えているから弊社でも」といった理由だけで
導入してしまうことです。中途半端な状態で導入することで、プロジェクトの生産性が大きく下がる可能性も考えられます。
今回のような、外出を控えることに伴ったリモートワークの半強制的な導入についても、
事情を加味した上で、慎重に検討することが重要であると考えます。